Politique de vie privée

Version 1.1 – dernière mise à jour : 24 juillet 2026

La présente politique explique comment Apolline Clinique Dentaire traite vos données personnelles lorsque vous consultez le site https://apolline.be, utilisez ses formulaires ou contactez la clinique au sujet d’une information ou d’un rendez-vous. Elle doit être lue avec les informations affichées dans notre gestionnaire de cookies.

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous limitons leur utilisation à des finalités déterminées et leur accès aux personnes et prestataires qui en ont besoin.

1. Responsable du traitement et contact

Pour les traitements liés au Site décrits dans la présente politique, le responsable du traitement est DENTALUX, société à responsabilité limitée (SRL) exerçant sous l’enseigne Apolline Clinique Dentaire, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0640.672.627 et dont le siège social est établi avenue des Gloires Nationales 65-66, 1083 Ganshoren, Belgique. L’unité d’établissement et la clinique Apolline Clinique Dentaire sont situées avenue Brugmann 577, 1180 Uccle, Belgique.

Vous pouvez nous contacter :

  • par e-mail : info@apolline.be ;
  • par téléphone : +32 2 203 77 21 ;
  • à la clinique : Apolline Clinique Dentaire, avenue Brugmann 577, 1180 Uccle, Belgique ;
  • par courrier au siège social : DENTALUX SRL, avenue des Gloires Nationales 65-66, 1083 Ganshoren, Belgique.

Lorsqu’une demande aboutit à une prise en charge et que des données sont intégrées à un dossier patient, l’identité du responsable de ce dossier et les informations propres aux traitements cliniques vous sont communiquées dans une notice distincte remise ou rendue accessible dans le cadre des soins. La présente politique consacrée au Site ne décrit pas ces traitements cliniques et ne remplace pas cette notice.

2. Champ d’application

Cette politique couvre la navigation sur le Site, les formulaires de contact et de demande de rendez-vous, les communications par e-mail ou téléphone, les choix relatifs aux cookies, la mesure d’audience et la publicité en ligne. Si une demande conduit à une prise en charge, certaines informations peuvent être intégrées au dossier patient et sont alors traitées conformément aux règles applicables aux soins de santé, aux droits du patient et au secret professionnel.

Le Site et ses formulaires ne sont pas destinés aux urgences. N’y transmettez pas de radiographies, de documents médicaux ni d’informations de santé détaillées, sauf si un membre autorisé de la clinique vous le demande expressément par un canal approprié.

3. Données que nous pouvons traiter et leurs sources

Selon votre utilisation du Site et les informations que vous choisissez de nous communiquer, nous pouvons traiter :

  • vos données d’identification et de contact, telles que votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ;
  • l’objet, le contenu et le suivi de votre demande, ainsi que les informations nécessaires à l’organisation d’un rendez-vous ;
  • les données de santé que vous communiquez spontanément ou qui sont strictement nécessaires à l’organisation de votre demande ou de votre rendez-vous ;
  • les données techniques, notamment l’adresse IP, la date et l’heure, les pages demandées, l’URL de provenance, la langue, le type de navigateur et d’appareil, les en-têtes HTTP et les journaux de sécurité ;
  • vos choix et identifiants relatifs au consentement aux cookies ;
  • avec votre consentement, des données de mesure d’audience et d’attribution publicitaire.

Ces données proviennent principalement de vous, de votre navigateur ou de votre appareil. Pour traiter une demande transmise au moyen du Site, certaines informations peuvent également nous être communiquées par votre représentant légal ou, à votre demande et lorsque la loi le permet, par un professionnel de santé. Si des données sont recueillies auprès d’une autre source, les informations requises vous sont fournies conformément à la législation applicable.

Une donnée de santé manifestement sans rapport avec votre demande n’est pas utilisée à d’autres fins : son traitement est limité et elle est supprimée dès que sa conservation n’est plus nécessaire ou légalement requise.

4. Finalités et bases juridiques

Nous traitons les données uniquement lorsqu’une base juridique le permet :

  • répondre à vos questions et organiser un rendez-vous : mesures précontractuelles prises à votre demande et, lorsque la demande ne concerne pas un contrat, intérêt légitime à répondre et à gérer les communications ;
  • assurer le fonctionnement, la sécurité et la prévention des abus : intérêt légitime à exploiter et protéger le Site, ainsi que le respect d’une obligation légale lorsqu’elle s’applique ;
  • traiter les informations de santé strictement nécessaires à l’organisation de votre demande et les transmettre au professionnel concerné : mesures prises à votre demande, obligations légales et, pour les données de santé nécessaires, article 9, paragraphe 2, point h), du RGPD, sous la responsabilité de professionnels soumis au secret professionnel. La fourniture des soins et la tenue du dossier patient sont décrites dans la notice clinique distincte ;
  • gérer les demandes relatives à vos droits, les réclamations et les litiges : obligation légale, intérêt légitime à constater, exercer ou défendre des droits et, si nécessaire, article 9, paragraphe 2, point f), du RGPD ;
  • mémoriser et démontrer vos choix relatifs aux cookies : respect des règles applicables aux traceurs et intérêt légitime à conserver une preuve appropriée de vos choix ;
  • mesurer l’audience, mesurer les conversions ou personnaliser la publicité : votre consentement préalable pour les cookies et autres traceurs non nécessaires ;

Lorsque le traitement repose sur notre intérêt légitime, nous mettons celui-ci en balance avec vos droits et libertés. Vous pouvez demander des informations complémentaires sur cette évaluation.

5. Données de santé et dossiers patients

Les données de santé bénéficient d’une protection renforcée. Elles ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées et sont traitées, lorsque cela est nécessaire aux soins, par ou sous la responsabilité de professionnels tenus au secret professionnel.

Une information distincte et adaptée vous est remise ou rendue accessible lors de votre prise en charge afin de décrire plus précisément le dossier patient, son responsable, les destinataires liés aux soins, la facturation, les échanges avec les mutualités ou assureurs et les éventuels outils cliniques. Lorsqu’un dossier patient est tenu par un professionnel des soins de santé, ce professionnel le conserve pendant au minimum trente ans et au maximum cinquante ans à compter du dernier contact avec le patient, conformément à la législation belge applicable.

6. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour traiter votre demande ou organiser le rendez-vous. Si vous ne les fournissez pas, nous pourrons être dans l’impossibilité de vous répondre ou d’organiser le rendez-vous demandé. Les autres informations sont facultatives.

Le refus des cookies non nécessaires n’a aucune incidence sur l’accès aux soins ni sur les fonctionnalités essentielles du Site.

7. Cookies et outils Google

Les cookies strictement nécessaires peuvent être utilisés sans consentement lorsqu’ils sont indispensables au fonctionnement du Site, à sa sécurité ou à l’enregistrement de vos préférences. Les cookies statistiques, publicitaires et autres traceurs non nécessaires ne sont activés qu’après votre consentement.

Vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser ces traceurs avec une facilité comparable, puis modifier votre choix à tout moment au moyen du lien ou du bouton permanent « Gérer mes préférences de cookies ». La poursuite de la navigation ne vaut pas consentement. La liste actualisée des cookies et technologies, avec leur fournisseur, leur finalité et leur durée, figure dans le gestionnaire CookieYes du Site.

Le Site utilise Google Tag Manager pour gérer le déclenchement de balises. Selon vos choix, celles-ci peuvent inclure Google Analytics 4 pour la mesure d’audience et Google Ads pour la mesure des conversions ou la publicité. Google Tag Manager ne constitue pas, à lui seul, une autorisation de charger ces services : leur activation doit respecter vos préférences.

8. Destinataires et prestataires

Dans la limite nécessaire à chaque finalité, vos données peuvent être accessibles :

  • aux membres autorisés de DENTALUX et aux professionnels participant à votre prise en charge ;
  • à nos prestataires d’hébergement, de sécurité, de maintenance informatique, de messagerie et de sauvegarde, notamment WP Engine pour l’hébergement du Site ;
  • à CookieYes pour la gestion de vos choix relatifs aux cookies ;
  • à Google Ireland Limited et aux entités de son groupe pour Google Tag Manager, Google Analytics 4 et Google Ads, uniquement dans la mesure autorisée par vos choix et selon les conditions propres à ces services ;
  • à nos conseils, assureurs, prestataires comptables ou autorités compétentes lorsqu’une obligation légale ou la défense de nos droits le justifie.

Selon le service, ces destinataires peuvent agir comme sous-traitants, responsables autonomes ou responsables conjoints. Nous limitons les accès au besoin d’en connaître et imposons les engagements contractuels appropriés lorsqu’un prestataire agit pour notre compte.

9. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

Certains prestataires internationaux peuvent traiter ou rendre accessibles des données en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque le RGPD l’exige, ces transferts reposent sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types ou une autre garantie appropriée, complétée si nécessaire par des mesures supplémentaires.

Vous pouvez nous contacter pour obtenir des informations sur le mécanisme applicable et, lorsque la loi le permet, une copie des garanties pertinentes.

10. Durées de conservation

Nous ne conservons les données que pendant la durée nécessaire à la finalité concernée, puis pendant les délais imposés par la loi ou nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. En particulier :

  • une demande de contact ou de rendez-vous qui n’est pas intégrée à un dossier patient est supprimée ou anonymisée au plus tard vingt-quatre mois après le dernier échange utile, sauf obligation légale ou litige ;
  • les données intégrées au dossier patient suivent les durées légales mentionnées à la section 5 ;
  • les sauvegardes automatiques du Site réalisées par WP Engine sont conservées pendant trente jours ; les journaux techniques et de sécurité sont supprimés ou anonymisés à l’issue de la période documentée par l’hébergeur, sauf lorsqu’un incident précis nécessite leur isolement pendant la durée de son analyse ou d’un litige ;
  • les données utilisateur et d’événement enregistrées dans Google Analytics 4 sont conservées au maximum quatorze mois ; certaines statistiques agrégées peuvent rester disponibles plus longtemps. Les données traitées par Google Ads sont conservées selon les paramètres du compte et les durées précisées par Google, dans la mesure autorisée par votre consentement ;
  • la preuve de vos choix et de votre consentement est conservée jusqu’à cinq ans après le retrait ou l’expiration du consentement, uniquement afin d’en démontrer la validité et de respecter les délais légaux applicables.

11. Vos droits

Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données et en recevoir une copie, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité. Vous pouvez aussi vous opposer aux traitements fondés sur un intérêt légitime.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans affecter la licéité des traitements effectués avant ce retrait. Vous pouvez vous opposer gratuitement et à tout moment au marketing direct, y compris au profilage qui lui est lié. Certains droits ne sont pas absolus : l’effacement ou l’opposition peut notamment être limité par une obligation légale ou professionnelle de conservation, par la continuité et la sécurité des soins ou par la nécessité de constater, d’exercer ou de défendre des droits en justice.

Pour exercer un droit, contactez-nous à info@apolline.be ou à l’adresse postale indiquée à la section 1. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pourrons demander uniquement les informations complémentaires proportionnées nécessaires à sa vérification ; une copie complète de votre carte d’identité n’est pas exigée systématiquement.

Nous répondons en principe dans le mois suivant la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie ; nous vous en informerons alors dans le premier mois.

Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, https://www.autoriteprotectiondonnees.be. Vous pouvez nous contacter au préalable afin que nous examinions votre demande, sans que cette démarche constitue une condition à l’exercice de votre droit de plainte.

12. Sécurité et confidentialité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque, notamment la limitation des accès, la gestion des habilitations, la sécurisation des systèmes et communications, les sauvegardes et des procédures de gestion des incidents. Les personnes qui accèdent aux données sont soumises à une obligation de confidentialité et, lorsqu’il s’applique, au secret professionnel.

Aucun système n’offre une sécurité absolue. Si vous pensez que vos données ont été compromises ou envoyées au mauvais destinataire, contactez-nous sans délai.

13. Mineurs

La clinique prend également en charge des patients mineurs. Leurs données peuvent être communiquées et traitées par leurs représentants légaux ou dans les autres conditions prévues par la législation relative aux droits du patient, en tenant compte de l’âge et de la capacité de discernement du mineur. Les consentements facultatifs relatifs aux cookies, au marketing ou à la publication d’images sont gérés séparément des soins.

14. Décisions automatisées

Nous ne prenons pas, à partir des données recueillies par le Site, de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière similaire et significative. Sous réserve de votre consentement, des prestataires publicitaires peuvent réaliser des opérations de mesure, d’attribution ou de personnalisation ; elles ne sont pas utilisées par Apolline Clinique Dentaire pour prendre une décision médicale ou décider de votre accès aux soins.

15. Mise à jour de la politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour tenir compte d’une évolution du Site, de nos pratiques ou de la réglementation. La version en vigueur est celle publiée sur le Site. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un moyen approprié. Nous ne réutiliserons pas vos données pour une finalité incompatible sans vous fournir les informations requises et disposer d’une base juridique valable.