Privacybeleid

Versie 1.1 – laatst bijgewerkt op 24 juli 2026

In dit beleid wordt uitgelegd hoe Apolline Clinique Dentaire uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u de website https://apolline.be bezoekt, de formulieren ervan gebruikt of contact opneemt met de kliniek voor informatie of een afspraak. Dit beleid moet samen worden gelezen met de informatie in onze cookiemanager.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij beperken het gebruik ervan tot welbepaalde doeleinden en verlenen alleen toegang aan personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens

Voor de in dit beleid beschreven verwerkingen die verband houden met de Website, is DENTALUX, een besloten vennootschap (BV) die handelt onder de naam Apolline Clinique Dentaire, de verwerkingsverantwoordelijke. DENTALUX is ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0640.672.627 en heeft haar maatschappelijke zetel aan de Landsroemlaan 65-66, 1083 Ganshoren, België. De vestigingseenheid en de kliniek Apolline Clinique Dentaire bevinden zich aan de Brugmannlaan 577, 1180 Ukkel, België.

U kunt contact met ons opnemen:

  • per e-mail: info@apolline.be;
  • per telefoon: +32 2 203 77 21;
  • in de kliniek: Apolline Clinique Dentaire, Brugmannlaan 577, 1180 Ukkel, België;
  • per post naar de maatschappelijke zetel: DENTALUX BV, Landsroemlaan 65-66, 1083 Ganshoren, België.

Wanneer een verzoek tot zorgverlening leidt en gegevens in een patiëntendossier worden opgenomen, ontvangt u in een afzonderlijke mededeling die in het kader van de zorg wordt verstrekt of toegankelijk gemaakt de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke voor dat dossier en de informatie die specifiek is voor de klinische verwerkingen. Dit op de Website gerichte beleid beschrijft die klinische verwerkingen niet en vervangt die mededeling niet.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid heeft betrekking op het gebruik van de Website, de contact- en afspraakformulieren, communicatie per e-mail of telefoon, cookiekeuzes, publieksmeting en online reclame. Als een verzoek tot zorgverlening leidt, kunnen bepaalde gegevens in het patiëntendossier worden opgenomen. Deze gegevens worden dan verwerkt overeenkomstig de regels inzake gezondheidszorg, patiëntenrechten en het beroepsgeheim.

De Website en de formulieren ervan zijn niet bestemd voor noodgevallen. Stuur via deze kanalen geen röntgenfoto’s, medische documenten of gedetailleerde gezondheidsinformatie, tenzij een bevoegd lid van de kliniek u uitdrukkelijk verzoekt dit via een geschikt kanaal te doen.

3. Gegevens die wij kunnen verwerken en hun bronnen

Afhankelijk van uw gebruik van de Website en de informatie die u ons verstrekt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • uw identificatie- en contactgegevens, zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer;
  • het onderwerp, de inhoud en de opvolging van uw verzoek, evenals de gegevens die nodig zijn om een afspraak te regelen;
  • de gezondheidsgegevens die u uit eigen beweging verstrekt of die strikt noodzakelijk zijn om uw verzoek te behandelen of uw afspraak te regelen;
  • technische gegevens, waaronder het IP-adres, de datum en het tijdstip, de opgevraagde pagina’s, de verwijzende URL, de taal, het type browser en apparaat, HTTP-headers en beveiligingslogboeken;
  • uw keuzes en identificatoren met betrekking tot toestemming voor cookies;
  • met uw toestemming, gegevens over publieksmeting en advertentieattributie.

Deze gegevens zijn voornamelijk afkomstig van u, uw browser of uw apparaat. Om een via de Website ingediend verzoek te behandelen, kan bepaalde informatie ons ook worden meegedeeld door uw wettelijke vertegenwoordiger of, op uw verzoek en wanneer de wet dit toestaat, door een zorgverlener. Als gegevens uit een andere bron worden verzameld, ontvangt u de wettelijk vereiste informatie.

Gezondheidsgegevens die duidelijk geen verband houden met uw verzoek, worden niet voor andere doeleinden gebruikt: de verwerking ervan wordt beperkt en zij worden verwijderd zodra bewaring niet langer noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken gegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat:

  • uw vragen beantwoorden en een afspraak regelen: precontractuele maatregelen die op uw verzoek worden genomen en, wanneer het verzoek geen betrekking heeft op een overeenkomst, ons gerechtvaardigde belang om vragen te beantwoorden en communicatie te beheren;
  • de werking en beveiliging waarborgen en misbruik voorkomen: ons gerechtvaardigde belang om de Website te exploiteren en te beschermen, evenals de naleving van een wettelijke verplichting wanneer die van toepassing is;
  • gezondheidsinformatie verwerken die strikt noodzakelijk is om uw verzoek te behandelen en deze aan de betrokken beroepsbeoefenaar doorgeven: maatregelen die op uw verzoek worden genomen, wettelijke verplichtingen en, voor de noodzakelijke gezondheidsgegevens, artikel 9, lid 2, punt h), van de AVG, onder de verantwoordelijkheid van beroepsbeoefenaars die aan het beroepsgeheim zijn gebonden. De zorgverlening en het bijhouden van het patiëntendossier worden beschreven in de afzonderlijke klinische mededeling;
  • verzoeken met betrekking tot uw rechten, klachten en geschillen beheren: een wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigde belang om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen en, indien nodig, artikel 9, lid 2, punt f), van de AVG;
  • uw cookiekeuzes onthouden en aantonen: naleving van de regels voor trackingtechnologieën en ons gerechtvaardigde belang om een passend bewijs van uw keuzes te bewaren;
  • het publiek of conversies meten of reclame personaliseren: uw voorafgaande toestemming voor niet-noodzakelijke cookies en andere trackingtechnologieën;

Wanneer de verwerking op ons gerechtvaardigde belang berust, wegen wij dit belang af tegen uw rechten en vrijheden. U kunt aanvullende informatie over deze beoordeling aanvragen.

5. Gezondheidsgegevens en patiëntendossiers

Gezondheidsgegevens genieten een verhoogde bescherming. Zij zijn uitsluitend toegankelijk voor bevoegde personen en worden, wanneer dit voor de zorg noodzakelijk is, verwerkt door of onder de verantwoordelijkheid van beroepsbeoefenaars die aan het beroepsgeheim zijn gebonden.

In het kader van uw zorgverlening wordt afzonderlijke, aangepaste informatie verstrekt of toegankelijk gemaakt waarin het patiëntendossier, de verwerkingsverantwoordelijke ervan, de ontvangers die bij de zorg betrokken zijn, de facturatie, uitwisselingen met ziekenfondsen of verzekeraars en eventuele klinische hulpmiddelen nader worden beschreven. Wanneer een patiëntendossier door een gezondheidszorgbeoefenaar wordt bijgehouden, bewaart die beoefenaar het overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving gedurende ten minste dertig en ten hoogste vijftig jaar na het laatste contact met de patiënt.

6. Verplichte of facultatieve aard van de gegevens

Velden die als verplicht zijn aangeduid, zijn noodzakelijk om uw verzoek te behandelen of de afspraak te regelen. Als u deze gegevens niet verstrekt, is het mogelijk dat wij uw vraag niet kunnen beantwoorden of de gevraagde afspraak niet kunnen regelen. De overige gegevens zijn facultatief.

Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies heeft geen gevolgen voor uw toegang tot zorg of tot de essentiële functionaliteiten van de Website.

7. Cookies en Google-tools

Strikt noodzakelijke cookies kunnen zonder toestemming worden gebruikt wanneer zij onmisbaar zijn voor de werking of beveiliging van de Website of voor het registreren van uw voorkeuren. Statistische en advertentiecookies en andere niet-noodzakelijke trackingtechnologieën worden pas na uw toestemming geactiveerd.

U kunt deze trackingtechnologieën met vergelijkbaar gemak aanvaarden, weigeren of personaliseren en uw keuze vervolgens op elk moment wijzigen via de permanente link of knop ‘Mijn cookievoorkeuren beheren’. Verder surfen geldt niet als toestemming. De actuele lijst van cookies en technologieën, met vermelding van hun aanbieder, doel en bewaartermijn, is beschikbaar in de CookieYes-manager van de Website.

De Website gebruikt Google Tag Manager om de activering van tags te beheren. Afhankelijk van uw keuzes kunnen deze Google Analytics 4 voor publieksmeting en Google Ads voor conversiemeting of reclame omvatten. Google Tag Manager vormt op zich geen toestemming om deze diensten te laden: hun activering moet uw voorkeuren respecteren.

8. Ontvangers en dienstverleners

Voor zover dit voor elk doeleinde noodzakelijk is, kunnen uw gegevens toegankelijk zijn voor:

  • bevoegde medewerkers van DENTALUX en de beroepsbeoefenaars die bij uw zorgverlening betrokken zijn;
  • onze dienstverleners op het gebied van hosting, beveiliging, IT-onderhoud, elektronische communicatie en back-ups, waaronder WP Engine voor de hosting van de Website;
  • CookieYes voor het beheren van uw cookiekeuzes;
  • Google Ireland Limited en de entiteiten van haar groep voor Google Tag Manager, Google Analytics 4 en Google Ads, uitsluitend voor zover uw keuzes dit toestaan en overeenkomstig de voorwaarden die voor deze diensten gelden;
  • onze adviseurs, verzekeraars, boekhoudkundige dienstverleners of bevoegde autoriteiten wanneer een wettelijke verplichting of de verdediging van onze rechten dit rechtvaardigt.

Afhankelijk van de dienst kunnen deze ontvangers optreden als verwerker, afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke. Wij beperken de toegang tot wat men voor de uitoefening van zijn taak moet weten en leggen passende contractuele verplichtingen op wanneer een dienstverlener voor onze rekening handelt.

9. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige internationale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken. Wanneer de AVG dit vereist, zijn deze doorgiften gebaseerd op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen of een andere passende waarborg, indien nodig aangevuld met bijkomende maatregelen.

U kunt contact met ons opnemen voor informatie over het toepasselijke mechanisme en, voor zover de wet dit toestaat, een kopie van de relevante waarborgen.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het betrokken doeleinde en vervolgens gedurende de termijnen die wettelijk zijn opgelegd of nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Meer bepaald:

  • een contact- of afspraakverzoek dat niet in een patiëntendossier wordt opgenomen, wordt uiterlijk vierentwintig maanden na de laatste nuttige uitwisseling verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting of geschil dit verhindert;
  • gegevens die in het patiëntendossier zijn opgenomen, worden bewaard volgens de in hoofdstuk 5 vermelde wettelijke termijnen;
  • automatische back-ups van de Website die door WP Engine worden gemaakt, worden dertig dagen bewaard; technische en beveiligingslogboeken worden verwijderd of geanonimiseerd na afloop van de door de hostingprovider gedocumenteerde periode, tenzij zij vanwege een specifiek incident voor de duur van de analyse daarvan of van een geschil afzonderlijk moeten worden bewaard;
  • gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau die in Google Analytics 4 worden geregistreerd, worden maximaal veertien maanden bewaard; bepaalde geaggregeerde statistieken kunnen langer beschikbaar blijven. Door Google Ads verwerkte gegevens worden bewaard overeenkomstig de accountinstellingen en de door Google opgegeven termijnen, voor zover uw toestemming dit toestaat;
  • het bewijs van uw keuzes en toestemming wordt tot vijf jaar na de intrekking of het verstrijken van de toestemming bewaard, uitsluitend om de geldigheid ervan aan te tonen en de toepasselijke wettelijke termijnen na te leven.

11. Uw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG kunt u verzoeken om inzage in en een kopie van uw gegevens, rectificatie of wissing ervan, beperking van de verwerking of overdraagbaarheid. U kunt ook bezwaar maken tegen verwerkingen die op een gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd.

Wanneer de verwerking op uw toestemming berust, kunt u deze op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking. U kunt te allen tijde en kosteloos bezwaar maken tegen direct marketing, met inbegrip van de daarmee verband houdende profilering. Bepaalde rechten zijn niet absoluut: wissing of bezwaar kan met name worden beperkt door een wettelijke of professionele bewaarplicht, de continuïteit en veiligheid van de zorg of de noodzaak om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

Om een recht uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@apolline.be of het in hoofdstuk 1 vermelde postadres. Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij uitsluitend de aanvullende en evenredige gegevens vragen die nodig zijn om uw identiteit te verifiëren; een volledige kopie van uw identiteitskaart wordt niet systematisch gevraagd.

Wij beantwoorden uw verzoek in beginsel binnen één maand na ontvangst. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd wanneer de complexiteit of het aantal verzoeken dit rechtvaardigt; in dat geval brengen wij u hiervan binnen de eerste maand op de hoogte.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. U kunt vooraf contact met ons opnemen zodat wij uw verzoek kunnen onderzoeken, maar dit is geen voorwaarde voor de uitoefening van uw recht om een klacht in te dienen.

12. Beveiliging en vertrouwelijkheid

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die passend zijn voor het risico, waaronder beperking van de toegang, beheer van toegangsrechten, beveiliging van systemen en communicatie, back-ups en procedures voor incidentbeheer. Personen die toegang hebben tot de gegevens zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsverplichting en, waar van toepassing, aan het beroepsgeheim.

Geen enkel systeem biedt absolute veiligheid. Als u vermoedt dat uw gegevens in het gedrang zijn gekomen of naar de verkeerde ontvanger zijn gestuurd, neem dan onmiddellijk contact met ons op.

13. Minderjarigen

De kliniek behandelt ook minderjarige patiënten. Hun gegevens kunnen worden meegedeeld en verwerkt door hun wettelijke vertegenwoordigers of onder de andere voorwaarden waarin de wetgeving inzake patiëntenrechten voorziet, rekening houdend met de leeftijd en het onderscheidingsvermogen van de minderjarige. Facultatieve toestemmingen voor cookies, marketing of de publicatie van afbeeldingen worden afzonderlijk van de zorg beheerd.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen op basis van de via de Website verzamelde gegevens geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Onder voorbehoud van uw toestemming kunnen advertentiedienstverleners metingen, attributie of personalisering uitvoeren; Apolline Clinique Dentaire gebruikt deze niet om een medische beslissing te nemen of over uw toegang tot zorg te beslissen.

15. Wijzigingen van het beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken om rekening te houden met wijzigingen aan de Website, onze praktijken of de regelgeving. De geldende versie is de versie die op de Website is gepubliceerd. Bij een wezenlijke wijziging brengen wij u daarvan op passende wijze op de hoogte. Wij zullen uw gegevens niet voor een onverenigbaar doeleinde hergebruiken zonder u de vereiste informatie te verstrekken en over een geldige rechtsgrond te beschikken.